【例文あり】内定辞退の電話後に送るメールの書き方｜マナーと注意点を徹底解説

「電話で内定辞退を伝えたけれど、その後にメールも送るべきだろうか？」と不安に感じていませんか。結論から申し上げますと、電話後のフォローメールは「誠実さ」を伝え、言った・言わないのトラブルを防ぐために非常に重要です。

一度はお世話になろうと決めた企業に対し、最後まで失礼のない対応をすることで、将来別の形でのビジネスチャンスに繋がる可能性もあります。本記事では、採用担当者の心象を悪くせず、円満に手続きを終えるためのメール術をご紹介します。

【状況別】件名の書き方 3パターン

採用担当者は一日に膨大な数のメールを受信します。一目で内容と差出人がわかる件名を心がけましょう。

内定辞退のフォローメールは、「電話を切った直後（遅くとも当日中）」に送るのが鉄則です。

電話は「誠意」を伝える手段ですが、メールは「記録（エビデンス）」としての役割を果たします。採用担当者は、あなたの辞退を受けて社内手続きや他候補者への連絡を即座に開始する必要があります。電話で伝えた内容を改めて書面（メール）で残すことで、担当者が社内報告をしやすくなるというメリットもあります。

内定辞退を伝える際は、申し訳なさと感謝のバランスが重要です。もし「今のキャリア選択に自信が持てない」「もっと自分に合う職場があるはず」と感じているなら、次のステップへ進む前にプロの視点でキャリアの棚卸しをすることをおすすめします。納得感のある決断が、将来のミスマッチを防ぎます。

💡 編集部のアドバイス

退職や内定辞退の連絡は非常に勇気がいるものです。もし一人で悩んでしまい、精神的に辛い場合は、無理をせず専門の相談機関やサポートサービスを頼ることも一つの選択肢です。まずは自分の心身の安全を最優先に考えてくださいね。

社外の採用担当者宛てですので、極めて丁寧なトーンで作成します。

株式会社〇〇
人事部採用担当〇〇様

いつも大変お世話になっております。
内定をいただいております、[自分の氏名]でございます。

先ほどはお忙しい中、お電話にてお時間をいただき誠にありがとうございました。

お電話でもお伝えいたしました通り、検討を重ねました結果、誠に不本意ながら内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考を進めてくださり、また身に余る評価をいただいたにもかかわらず、このような回答となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。

最後になりますが、貴社の益々のご発展と、〇〇様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

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署名
[氏名]
[郵便番号・住所]
[電話番号]
[メールアドレス]
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NG例1：他社の社名や具体的な条件比較を詳細に書く
（理由：辞退の理由は「検討の結果」や「諸般の事情」に留めるのがマナーです。他社との比較を詳細に書くと、相手企業を否定するような印象を与えかねません。）
NG例2：電話をせずにメールだけで済ませる
（理由：内定は企業があなたを必要とした証です。まずは電話で直接謝意を伝えるのがビジネスの基本。メールはあくまで「電話後のフォロー」として位置づけましょう。）

内定辞退の電話後のメールは、あなたのプロフェッショナルな姿勢を示す最後のチャンスです。丁寧な対応を心がけることで、気まずさを解消し、前向きな気持ちで次のキャリアへと踏み出すことができます。この記事のテンプレートを活用し、誠実な対応を完了させましょう。